30 de junio

 Aunque su empresa sólo tenga un empleado y/o unos activos muy pequeños está obligada a registrar sus bases de datos en el RNBD e implementar lo establecido en la Ley de Protección de Datos Personales.

El último día del mes de junio de este año (30 de junio de 2017), está establecido como el plazo máximo para que las empresas registren sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Para entender el porqué de esta resolución tenemos que devolvernos al año 2012, fecha en la que el estado colombiano exigió por medio de la Ley 158 que “todas las empresas” velaran por la protección de los datos personales registrados en cualquier base de datos usada o relacionada con las funciones propias de su negocio.

Esta ley, además de velar por la seguridad de las personas, se creó con la finalidad de crear el directorio público de las bases de datos del país o Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), en el que aclaramos no existirá ningún dato al que se puede acceder, más allá del tipo de bases de datos que existen en Colombia, qué tratamiento tienen, las políticas de privacidad adoptadas, el tipo de datos que contienen, las medidas implementadas para garantizar la seguridad de los registros, etc. La norma anteriormente mencionada designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos y le atribuyó la administración del RNBD.

De tal manera que, es obligación de las empresas registrar todas las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

Según la SIC apenas 18% de las empresas ya cumplieron con el proceso del Registro Nacional de Bases de Datos de un total de 400 mil que deben hacerlo. Por ello, reiteran el llamado a todos los empresarios del país a que sigan haciendo el trámite y no lo dejen para última hora a fin de evitar sanciones.

El procedimiento de registro es sencillo y rápido y debe realizarse a través de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co por cada una de las bases de datos que manejen, por esta razón se recomienda previamente revisar si en la empresa se recolecta, almacena, usa o circula datos personales, bien sea en archivos físicos o electrónicos como mínimo de empleados, clientes o proveedores. Cabe destacar que cada base debe ser inscrita en el RNBD.

La SIC aclara además que este trámite no tiene ninguna excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administre. Además el registro es gratuito.

Las empresas que incumplan con esta norma podrán ser castigados con las siguientes sanciones:

Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

  • Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  • Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

Toda la información adicional pueden consultarla en http://www.sic.gov.co/registro-nacional-de-bases-de-datos

 

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